Juridisk information
Integritetspolicy
1. Vem ansvarar för personuppgifterna?
IDIFY AB, org.nr 559083-8396, Bergströms väg 23, 245 61 Staffanstorp (”IDIFY”, ”vi” eller ”oss”) är personuppgiftsansvarig för behandling som rör vår egen webbplats, kundrelation, användarkonton, säkerhet, support och administration.
När ett kundföretag använder IDIFY för att behandla uppgifter om exempelvis kunder, leverantörer, anställda eller kontaktpersoner är kundföretaget normalt personuppgiftsansvarigt och IDIFY personuppgiftsbiträde. Den behandlingen regleras av vårt personuppgiftsbiträdesavtal.
2. Vilka uppgifter behandlar vi?
Beroende på hur du använder tjänsten kan vi behandla:
- Identitets- och kontaktuppgifter, såsom namn, person- eller organisationsnummer, e-postadress, telefonnummer och roll i företaget.
- Konto- och behörighetsuppgifter, såsom användaridentitet, företagskoppling, roller, inloggningshändelser och säkerhetsinställningar.
- Avtals- och betalningsuppgifter, såsom abonnemang, beställning, faktureringsuppgifter och korrespondens.
- Supportuppgifter, såsom frågor, meddelanden, felsökningsinformation och åtgärdshistorik.
- Tekniska uppgifter, såsom IP-adress, enhet, webbläsare, tidsstämplar samt säkerhets- och revisionsloggar.
- Ekonomi- och bankuppgifter som användaren uttryckligen ansluter eller registrerar i tjänsten, exempelvis konton, saldon och transaktioner.
- Verksamhetsuppgifter som kundföretaget för in, exempelvis fakturor, bokföringsunderlag, löneuppgifter och uppgifter om kundföretagets egna kunder och anställda. För dessa uppgifter agerar IDIFY normalt personuppgiftsbiträde.
3. Varför behandlar vi uppgifterna?
| Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|
| Registrera företag, administrera konto och leverera tjänsten | Fullgöra avtal eller vidta åtgärder före avtal |
| Fakturering, bokföring och uppfylla rättsliga skyldigheter | Rättslig förpliktelse och fullgörande av avtal |
| Support, felsökning och kundkommunikation | Fullgörande av avtal och berättigat intresse av att ge support |
| Skydda konton, förebygga missbruk och dokumentera viktiga händelser | Berättigat intresse av en säker och spårbar tjänst samt, när tillämpligt, rättslig förpliktelse |
| Utveckla och förbättra tjänstens funktion och användbarhet | Berättigat intresse, med uppgifter minimerade eller aggregerade när det är möjligt |
| Skicka relevant information om tjänsten | Berättigat intresse eller samtycke när det krävs |
4. Varifrån kommer uppgifterna?
Uppgifter kommer främst från dig, ditt företag eller en behörig administratör. De kan också komma från offentliga företagsregister, banker eller andra tjänster som du aktivt väljer att ansluta, samt från tekniska loggar när tjänsten används.
5. Bankanslutningar
När du väljer att ansluta ett bankkonto skickas du till banken eller vår leverantör av kontoinformation för att lämna ditt medgivande. IDIFY får inte tillgång till dina bankinloggningsuppgifter. Vilka konton och vilken information som delas styrs av ditt medgivande och den anslutna bankens villkor. Du kan återkalla anslutningen, men redan importerade bokföringsunderlag kan behöva bevaras.
6. Vilka kan få del av uppgifterna?
Åtkomst ges endast när det behövs. Uppgifter kan lämnas till:
- behöriga användare och uppdragstagare i det anslutna företaget,
- leverantörer som tillhandahåller exempelvis drift, kommunikation, identifiering, bankanslutning eller support,
- myndigheter när kunden begär en överföring eller när lag kräver det,
- rådgivare eller annan mottagare när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning regleras behandlingen genom avtal och dokumenterade instruktioner. Information om aktuella underbiträden kan begäras via kundtjanst@idify.se.
7. Överföring utanför EU/EES
Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Om en leverantör innebär överföring till ett land utanför EU/EES använder vi en giltig överföringsmekanism, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler, och bedömer behovet av kompletterande skyddsåtgärder.
8. Hur länge sparas uppgifterna?
- Konto- och avtalsuppgifter sparas under kundrelationen och därefter så länge de behövs för rättsliga anspråk eller lagkrav.
- Faktura- och bokföringsuppgifter sparas enligt tillämpliga bokföringsregler.
- Supportärenden sparas så länge de behövs för att lösa och följa upp ärendet samt hantera eventuella anspråk.
- Säkerhets- och revisionsloggar sparas under den tid som behövs för säkerhet, spårbarhet och efterlevnad.
- Uppgifter som behandlas för kundföretagets räkning återlämnas eller raderas enligt kundens instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtalet, om inte lag kräver fortsatt lagring.
9. Så skyddar vi uppgifterna
Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder anpassade efter risk, bland annat behörighetsstyrning, separering mellan kundföretag, krypterad kommunikation, loggning, säkerhetskopiering och rutiner för incidenthantering. Ingen överföring eller lagring kan garanteras vara helt riskfri, men säkerheten följs upp och förbättras löpande.
10. Automatiserade förslag
IDIFY kan analysera uppgifter och föreslå exempelvis kategorisering, koppling eller nästa arbetssteg. Sådana förslag är stöd för användaren. IDIFY fattar inte beslut som har rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser för dig enbart genom automatiserad behandling.
11. Dina rättigheter
Beroende på omständigheterna har du rätt att begära tillgång, rättelse, radering eller begränsning, invända mot behandling och få ut uppgifter i ett strukturerat format. Om behandlingen grundas på samtycke kan du återkalla samtycket.
Om uppgiften behandlas av IDIFY för ett kundföretags räkning bör du i första hand kontakta kundföretaget. Vi hjälper kundföretaget att hantera din begäran.
12. Webbplats, lokal lagring och cookies
Den publika webbplatsen använder inte analys- eller marknadsföringscookies. IDIFY-plattformen använder nödvändiga sessionscookies och lokal lagring för inloggning, säkerhet och grundläggande funktion. Dessa kan inte stängas av utan att tjänsten slutar fungera.
13. Frågor och klagomål
Kontakta oss på kundtjanst@idify.se eller per post till IDIFY AB, Bergströms väg 23, 245 61 Staffanstorp.
Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.
14. Ändringar
Vi kan uppdatera policyn när tjänsten, våra leverantörer eller reglerna förändras. Den aktuella versionen publiceras här. Vid väsentliga ändringar informerar vi berörda användare på lämpligt sätt.